Vad ska du tänka på när du bokar en konferens? Här på Reco.se hjälper vi dig med en checklista med allt du behöver tänka på för att boka och genomföra en lyckad konferens! Vi listar även de bäst rekommenderade och mest aktuella konferensanläggningarna just nu. Du kan också läsa om tidigare kunders individuella erfarenheter samt ta del av olika anläggningars helhetsomdömen för att hitta en konferensanläggning som passar ditt företagsevenemang.
Checklista för att boka konferens
- Först och främst ska ni fundera på vilket syftet ni har med mötet eller konferensen. Vad är det ni vill uppnå, och vilken känsla vill ni förmedla?
- Bestäm ett datum, vilket geografiskt område ni vill vara på och om ni har några andra önskemål angående teknik, avskildhet eller dylikt.
- Välj konferensanläggning, tänk på att den bör spegla syftet med mötet. Åk dit och titta på platsen innan ni bestämmer er för att försäkra er om att det blir rätt.
- Boka transport om det krävs, kom ihåg att det är mer miljövänligt att samåka.
- Boka extern talare eller konsult för mötet om det krävs.
- Planera för informell tid där deltagarna får en möjlighet att socialisera med varandra.
- Tänk på detaljerna, hur många deltar? Ska det övernattas? Finns det några allergiker, vegetarianer eller veganer? Hur ska betalningen ske? Ingår vin och alkolhol eller ska deltagarna stå för det själva? etc.
Tänk på att ta in flera offerter från olika anläggningar för att försäkra er om att ni får ett rättvist pris. Man brukar prata om helpension och dagkonferenspaket. Helpension betyder att kaffe, frukost, lunch, middag och logi ingår i priset. Dagkonferenspaket innebär att kaffe och lunch ingår. Konferenslokal, grupprum, transport och aktiviteter specifieras separat på offerten.
Ta reda på vilka avbokningsregler konferensavdelningarna har.
Att tänka på under mötet
- Vilken är agendan?
- Ska ni ha med eller utan datorer?
- Ska mobiltelefoner vara avstängda eller uppkopplade?
- Vad har ni för strategi inför mötet?
- Vem sköter dokumentationen?
Följ upp
- Ha ett uppföljningsmöte innan ni åker hem för att sammanfatta det viktigaste ni vill att deltagarna tar med sig tillbaka
- Skicka ut dokumentationen så fort som möjligt efter konferensen
På Reco.se guidar vi dig till de bäst rekommenderade och mest aktuella konferensanläggningarna just nu. Ta del av vad tidigare kunder skrivit och hitta en välrekommenderad konferensavdelning till ditt evenemang nu. Vi hoppas att den här texten varit till användning för dig och att du hittar en anläggning ni blir nöjda med! Lycka till önskar Reco.se!
